Rezerwacja online 24/7
Klient wybiera specjalistę, lokalizację i termin samodzielnie, z widoczną w czasie rzeczywistym dostępnością.
← WdrożeniaUsługi i wellness
System rezerwacji i grafików dla firmy usługowej
Aplikacja do rezerwacji online, zarządzania grafikami specjalistów i obsługi wielu lokalizacji jednocześnie, zastępująca papierowy kalendarz i telefoniczne umawianie wizyt.
Sieć kilku punktów usługowych z zespołem specjalistów pracujących w różnych godzinach i lokalizacjach, obsługująca klientów zarówno stacjonarnie, jak i przez rezerwacje online.
Rezerwacje online dla klientówGrafiki specjalistów i lokalizacjiLista rezerwowa przy odwołaniachPowiadomienia i przypomnieniaPanel recepcjiRaport obłożenia i frekwencji
Punkt wyjścia
- Rezerwacje przyjmowane telefonicznie, zapisywane w papierowym kalendarzu w każdej lokalizacji osobno.
- Nie było widoku łączącego dostępność specjalistów pracujących w kilku punktach.
- Odwołane wizyty zostawiały puste terminy, bo nikt nie miał czasu obdzwonić listy oczekujących.
- Przypomnienia o wizytach wysyłane ręcznie albo wcale, co zwiększało liczbę nieobecności.
- Recepcja traciła czas na sprawdzanie dostępności telefonicznie z innymi punktami.
- Raport obłożenia lokalizacji i specjalistów przygotowywany ręcznie raz na kwartał.
Rozwój sieci o kolejne lokalizacje pokazał, że papierowy kalendarz się nie skaluje — każdy punkt prowadził swój grafik osobno, więc specjalista pracujący w dwóch lokalizacjach musiał być ręcznie koordynowany telefonicznie między recepcjami. To generowało podwójne rezerwacje i frustrację zarówno klientów, jak i zespołu.
Odwołane wizyty zostawiały puste terminy, których nikt nie miał czasu aktywnie wypełniać — obdzwanianie listy oczekujących było zadaniem, na które recepcja rzadko znajdowała czas w ciągu dnia pracy. Brak automatycznych przypomnień zwiększał też liczbę nieobecności, których nie dało się z wyprzedzeniem zaadresować.
Sieć potrzebowała jednego systemu rezerwacji obejmującego wszystkie lokalizacje, który sam wypełni puste terminy i przypomni klientom o wizycie — bez konieczności zatrudniania dodatkowej osoby do koordynacji grafików.
Ramy projektu
- Technologia
- Aplikacja webowaWidok mobilny dla klientówSMS APIPanel recepcji
Co zbudowaliśmy
Wspólny grafik dla wszystkich lokalizacji
Recepcja i specjaliści widzą jeden kalendarz obejmujący wszystkie punkty, bez telefonowania między lokalizacjami.
Lista rezerwowa
Przy odwołaniu wizyty system automatycznie proponuje zwolniony termin osobom z listy oczekujących.
Automatyczne przypomnienia
SMS i e-mail przed wizytą, z możliwością jednym kliknięciem potwierdzić lub odwołać termin.
Panel recepcji
Szybki widok dnia, historia klienta i notatki specjalisty dostępne przy zameldowaniu na miejscu.
Raport obłożenia
Wykorzystanie grafików specjalistów i lokalizacji liczone automatycznie, dostępne na bieżąco zamiast raz na kwartał.
online, 24/7
Rezerwacja
wypełniane automatycznie
Puste terminy po odwołaniu
automatyczne SMS/e-mail
Przypomnienia
jeden, wspólny
Grafik lokalizacji
Moduły aplikacji w szczegółach
Rezerwacja online 24/7
Klient umawia się samodzielnie, bez telefonu do recepcji.
- Wybór specjalisty, lokalizacji i terminu
- Dostępność w czasie rzeczywistym
- Potwierdzenie rezerwacji automatyczne
- Możliwość zmiany terminu online
Wspólny grafik dla całej sieci
Jeden kalendarz zamiast osobnych arkuszy w każdej lokalizacji.
- Widok specjalistów pracujących w kilku punktach
- Wykrywanie kolizji terminów
- Widoczność dla recepcji wszystkich lokalizacji
- Panel dla specjalisty z własnym grafikiem
Lista rezerwowa
Zwolniony termin nie przepada, tylko trafia do kolejnej osoby.
- Automatyczna propozycja terminu z listy
- Powiadomienie SMS/e-mail o wolnym miejscu
- Priorytet wg czasu zapisania się na listę
- Statystyka wypełnienia zwolnionych terminów
Automatyczne przypomnienia
Mniej nieobecności dzięki przypomnieniom z możliwością reakcji.
- SMS i e-mail przed wizytą
- Potwierdzenie lub odwołanie jednym kliknięciem
- Konfigurowalny czas wysyłki przypomnienia
- Automatyczne zwolnienie terminu po odwołaniu
Panel recepcji
Szybki widok dnia i historia klienta przy zameldowaniu.
- Widok dnia dla danej lokalizacji
- Historia wizyt i notatki specjalisty
- Szybkie dodawanie rezerwacji telefonicznej
- Status płatności i pakietów klienta
Raport obłożenia i frekwencji
Dane o wykorzystaniu grafików dostępne na bieżąco, nie raz na kwartał.
- Obłożenie per specjalista i lokalizacja
- Frekwencja i liczba odwołań
- Trend w czasie
- Eksport do arkusza dla zarządu
Praca przed wdrożeniem i po nim
Sposób umawiania wizyty
telefonicznie, w godzinach pracy recepcji
online, całą dobę
Zapełnianie zwolnionych terminów
ręczne obdzwanianie
automatyczna propozycja z listy rezerwowej
Wysyłka przypomnień
ręcznie lub wcale
automatyczna, przed każdą wizytą
Raport obłożenia
raz na kwartał, ręcznie
dostępny na bieżąco
Koordynacja specjalisty w kilku punktach
telefonicznie między recepcjami
jeden wspólny grafik
Sprawdzanie dostępności
dzwonienie do innej lokalizacji
widoczne od razu w systemie
Harmonogram wdrożenia
- 01
Analiza grafików
1 tydzieńPrzegląd sposobu prowadzenia kalendarzy w lokalizacjach i rozmowy z recepcją.
- 02
MVP rezerwacji online
3 tygodnieRezerwacja online uruchomiona dla jednej lokalizacji pilotażowej.
- 03
Rozszerzenie na sieć
2 tygodniePodłączenie pozostałych lokalizacji i wspólnego grafiku specjalistów.
- 04
Lista rezerwowa i przypomnienia
2 tygodnieAutomatyczne wypełnianie odwołanych terminów i wysyłka powiadomień.
Integracje
- Bramki płatności
- SMS API
- Kalendarze Google/Microsoft
Wdrożenie u zespołu
- Pilotaż w jednej lokalizacji, żeby dopracować proces rezerwacji online przed uruchomieniem w całej sieci.
- Lista rezerwowa wdrożona dopiero po ustabilizowaniu podstawowego grafiku, żeby nie komplikować pierwszego etapu.
- Recepcja zaangażowana w testy panelu przed uruchomieniem, żeby zgłosić realne przypadki brzegowe z codziennej pracy.
Przed i po
| Wskaźnik | Przed | Po |
|---|---|---|
| Sposób umawiania wizyty | telefonicznie, w godzinach pracy recepcji | online, całą dobę |
| Zapełnianie zwolnionych terminów | ręczne obdzwanianie | automatyczna propozycja z listy rezerwowej |
| Wysyłka przypomnień | ręcznie lub wcale | automatyczna, przed każdą wizytą |
| Raport obłożenia | raz na kwartał, ręcznie | dostępny na bieżąco |
„Klienci sami wybierają termin o dowolnej porze, a puste miejsca po odwołaniach wypełniają się same.”
Czego nauczyło nas to wdrożenie
- Lista rezerwowa działa dobrze tylko przy automatycznym powiadamianiu — ręczne obdzwanianie nie nadąża za tempem odwołań.
- Wspólny grafik dla kilku lokalizacji trzeba wdrażać stopniowo, żeby recepcja zdążyła się przyzwyczaić do nowego widoku.
- Przypomnienia z możliwością jednokliknięciowego odwołania zmniejszają liczbę spóźnionych rezygnacji.
Ryzyka i jak je ograniczyliśmy
Klienci przyzwyczajeni do telefonicznego umawiania nieufni wobec rezerwacji online.
Utrzymanie możliwości rezerwacji telefonicznej przez recepcję równolegle z opcją online, z czasem naturalne przesunięcie proporcji.
Konflikty w grafiku specjalisty pracującego w kilku lokalizacjach.
Wspólny kalendarz z automatycznym wykrywaniem kolizji terminów przed zapisaniem rezerwacji.
Zbyt częste przypomnienia postrzegane jako spam przez klientów.
Konfigurowalna liczba i czas przypomnień, dostosowane po pierwszych tygodniach na podstawie reakcji klientów.
Co dalej rozwijamy
- Program lojalnościowy powiązany z historią rezerwacji klienta.
- Automatyczne rekomendacje terminu kolejnej wizyty na podstawie typu usługi.
- Rozszerzenie raportu obłożenia o prognozę zapotrzebowania na kolejne miesiące.
Częste pytania o to wdrożenie
Sprawdźmy, ile realnie kosztuje Twoja aplikacja
30 minut rozmowy o jednym procesie. Wychodzisz z mapą rozwiązania i widełkami kosztu — bez zobowiązań.