Jedna kolejka zamówień
Wszystkie kanały w jednej liście z filtrami, priorytetami i statusami wysyłki — obsługa pracuje w jednym miejscu niezależnie od źródła zamówienia.
← WdrożeniaE-commerce
Panel operacyjny dla sklepu wielokanałowego
Zamówienia z kilku kanałów, obsługa zwrotów i kompletacja prowadzone w jednym narzędziu zamiast w kilku systemach naraz. Wdrożenie objęło pełny cykl operacyjny sklepu — od przyjęcia zamówienia po realną marżę na produkcie.
Sklep internetowy sprzedający równolegle we własnym e-commerce i na kilku marketplace'ach, z własnym magazynem i zespołem obsługi klienta liczącym kilka osób.
Agregacja zamówień z kanałów sprzedażyZwroty i reklamacjeKompletacja i pakowanieRaport marży produktowejIntegracje z kurieramiPanel dla obsługi klienta
Punkt wyjścia
- Obsługa przełączała się między panelami sklepu, marketplace'u i kuriera przy każdym zamówieniu.
- Zwroty prowadzone w skrzynce mailowej — brak historii, terminów i jasnej odpowiedzialności.
- Marża produktu liczona bez kosztów zwrotów i prowizji, więc decyzje cenowe były podejmowane na niepełnych danych.
- Pomyłki przy kompletacji wracały jako reklamacje, obciążając dział obsługi.
- Brak jednego widoku priorytetów powodował, że pilne zamówienia (np. z opcją ekspresową) czekały tyle samo co pozostałe.
- Raportowanie sprzedaży wymagało ręcznego eksportu z kilku systemów i sklejania w arkuszu.
Sprzedaż wielokanałowa dała wzrost przychodu, ale kosztem operacji: obsługa klienta przełączała się między panelem sklepu, panelem marketplace'u i panelem kuriera przy niemal każdym zamówieniu. Każdy dodatkowy kanał sprzedaży oznaczał kolejną zakładkę w przeglądarce, nie kolejne źródło automatycznie zagregowanych danych.
Zwroty, prowadzone w skrzynce mailowej, nie miały historii ani jasno przypisanej odpowiedzialności — klient pisał ponownie, bo nie wiedział, na jakim etapie jest jego sprawa. Marża liczona była bez uwzględnienia kosztów zwrotów i prowizji marketplace'ów, więc decyzje cenowe zapadały na niepełnych danych, czasem ze szkodą dla rentowności najlepiej sprzedających się produktów.
Właściciele sklepu potrzebowali narzędzia, które połączy operacje bez wymiany platformy e-commerce ani integracji marketplace'ów od zera — panelu, który usiądzie nad istniejącymi systemami i da zespołowi jedno miejsce pracy.
Ramy projektu
- Technologia
- Aplikacja webowaIntegracje API sklepówAPI kurierówAnalityka
Co zbudowaliśmy
Ścieżka zwrotu
Zgłoszenie od klienta, decyzja, magazyn, zwrot środków — z terminami i historią, zamiast rozproszonych wątków mailowych.
Wsparcie kompletacji
Listy zbiórki generowane automatycznie, skanowanie produktu przy pakowaniu i kontrola zgodności paczki przed nadaniem.
Realna marża
Raport uwzględniający prowizje, koszt wysyłki i zwroty na poziomie produktu, aktualizowany codziennie.
Priorytetyzacja zamówień
Zamówienia ekspresowe i z bliskim terminem wysyłki wyróżnione automatycznie w kolejce obsługi.
Integracje z kurierami
Generowanie etykiet i śledzenie przesyłek bez opuszczania panelu operacyjnego.
1 zamiast kilku
Panele w pracy obsługi
kompletna
Historia zwrotu
codzienny
Raport marży
wykrywane przed nadaniem
Pomyłki przy pakowaniu
Moduły aplikacji w szczegółach
Jedna kolejka zamówień
Wszystkie kanały sprzedaży agregowane w jedną listę roboczą.
- Filtry po kanale, statusie i priorytecie
- Automatyczna priorytetyzacja zamówień ekspresowych
- Wspólny widok dla całej obsługi
- Historia zmian statusu zamówienia
Ścieżka zwrotu i reklamacji
Zgłoszenie, decyzja i zwrot środków w jednym procesie z terminami.
- Formularz zgłoszenia dla klienta
- Historia decyzji i komunikacji
- Terminy SLA na każdym etapie
- Powiązanie zwrotu z produktem i zamówieniem
Wsparcie kompletacji i pakowania
Mniej pomyłek dzięki kontrolowanemu procesowi na magazynie.
- Automatyczne listy zbiórki
- Skanowanie produktu przy pakowaniu
- Kontrola zgodności paczki przed nadaniem
- Statystyka pomyłek per pracownik
Realna marża produktowa
Rentowność liczona z uwzględnieniem pełnych kosztów operacyjnych.
- Koszt produktu, wysyłki i prowizji
- Udział zwrotów w koszcie produktu
- Raport dzienny per produkt
- Alert przy spadku marży poniżej progu
Integracje z kurierami
Etykiety i śledzenie przesyłek bez opuszczania panelu.
- Generowanie etykiet z panelu
- Wybór kuriera per zamówienie
- Śledzenie statusu przesyłki
- Powiadomienia o niedostarczonych paczkach
Panel obsługi klienta
Wszystkie dane potrzebne do odpowiedzi na pytanie klienta w jednym miejscu.
- Historia zamówień i zwrotów klienta
- Szybkie odpowiedzi z szablonów
- Podgląd statusu przesyłki bez przełączania paneli
- Notatki wewnętrzne przy zamówieniu
Praca przed wdrożeniem i po nim
Liczba paneli używanych przez obsługę
3-4 równolegle
1 wspólny panel
Historia zwrotu
rozproszona w mailach
pełna, z terminami
Aktualność raportu marży
ręczny, sporadyczny
automatyczny, codziennie
Priorytetyzacja zamówień
ręczna, na oko
automatyczna, wg reguł
Pomyłki przy pakowaniu
wykrywane po reklamacji
wykrywane przed nadaniem
Generowanie etykiet kurierskich
osobny panel kuriera
z poziomu panelu operacyjnego
Harmonogram wdrożenia
- 01
Mapowanie kanałów
1 tydzieńLista wszystkich źródeł zamówień i istniejących integracji z marketplace'ami.
- 02
MVP kolejki zamówień
3 tygodnieAgregacja zamówień z głównych kanałów do jednego panelu operacyjnego.
- 03
Zwroty i kompletacja
2 tygodnieŚcieżka zwrotów oraz wsparcie dla magazynu przy pakowaniu i skanowaniu.
- 04
Raport marży
2 tygodnieKalkulacja rentowności produktowej z uwzględnieniem prowizji i zwrotów.
Integracje
- Shopify / WooCommerce
- Allegro
- Kurierzy (API)
- Systemy WMS
Wdrożenie u zespołu
- Agregacja zamówień wdrożona od razu dla wszystkich kanałów, żeby uniknąć efektu 'jeszcze jednej zakładki'.
- Skanowanie przy pakowaniu wprowadzone stopniowo, zaczynając od najczęściej reklamowanych kategorii produktów.
- Raport marży skonsultowany z księgowością, żeby definicja kosztu była spójna z rzeczywistymi rozliczeniami.
Przed i po
| Wskaźnik | Przed | Po |
|---|---|---|
| Liczba paneli używanych przez obsługę | 3-4 równolegle | 1 wspólny panel |
| Historia zwrotu | rozproszona w mailach | pełna, z terminami |
| Aktualność raportu marży | ręczny, sporadyczny | automatyczny, codziennie |
„Obsługa pracuje teraz w jednym oknie, niezależnie skąd przyszło zamówienie.”
Czego nauczyło nas to wdrożenie
- Agregacja zamówień daje największą korzyść, gdy obejmuje wszystkie kanały sprzedaży od pierwszego dnia, nawet kosztem prostszego MVP.
- Skanowanie przy pakowaniu redukuje liczbę reklamacji bardziej niż dodatkowe szkolenia zespołu.
- Marża liczona bez kosztów zwrotów prowadzi do błędnych decyzji cenowych — warto uwzględnić ją od razu.
Ryzyka i jak je ograniczyliśmy
Niekompletna integracja z jednym z marketplace'ów zaburzająca agregację zamówień.
Etapowe podłączanie kanałów z weryfikacją zgodności statusów przed przejściem na kolejny.
Zespół magazynu ignorujący skanowanie, bo wydłuża pakowanie.
Skanowanie ograniczone do jednego kroku i wdrożone najpierw tam, gdzie liczba pomyłek była najwyższa, żeby korzyść była widoczna od razu.
Rozbieżność marży liczonej w panelu z danymi księgowymi.
Wspólne ustalenie metodologii liczenia kosztów z księgowością przed uruchomieniem raportu.
Co dalej rozwijamy
- Automatyczna rekomendacja zmiany ceny przy spadku marży produktu poniżej progu.
- Prognozowanie zapotrzebowania magazynowego na podstawie sezonowości sprzedaży.
- Rozszerzenie panelu o kolejne marketplace'y bez przebudowy głównej kolejki zamówień.
Częste pytania o to wdrożenie
Sprawdźmy, ile realnie kosztuje Twoja aplikacja
30 minut rozmowy o jednym procesie. Wychodzisz z mapą rozwiązania i widełkami kosztu — bez zobowiązań.