Timesheet, który ludzie faktycznie wypełniają
Wpis czasu w kilka sekund z telefonu, podpowiedzi z ostatnich zadań i klientów, zatwierdzanie zbiorcze przez managera na koniec tygodnia.
← WdrożeniaUsługi B2B
Portal klienta i rozliczenia dla firmy usługowej
Aplikacja spinająca projekty, czas pracy zespołu i rozliczenia miesięczne z portalem, w którym klient widzi postęp prac. Wdrożenie zastąpiło rozproszone arkusze i wątki mailowe jednym miejscem pracy dla zespołu i klientów.
Firma usługowa działająca w modelu projektowym i abonamentowym, kilkanaście zespołów obsługujących równolegle kilkudziesięciu klientów. Wcześniej czas pracy i rozliczenia prowadzone były w osobnych arkuszach dla każdego klienta.
Projekty i etapyTimesheet zespołuAkceptacje klientaZestawienia do fakturPortal klienta z logowaniemRaport rentowności projektów
Punkt wyjścia
- Rozliczenie miesiąca zajmowało kilka dni i wymagało scalania arkuszy z kilku zespołów.
- Klienci pytali o statusy mailowo, odpowiedzi ginęły w wątkach i kopiach do wielu osób.
- Rentowność projektu znana była dopiero po jego zamknięciu, gdy nie dało się już nic poprawić.
- Zespół niechętnie wypełniał czas pracy, bo formularz był niewygodny i czasochłonny.
- Akceptacje zakresu i wycen odbywały się mailowo, bez jednej wersji ustaleń.
- Nie było jednego miejsca, w którym manager widziałby obciążenie wszystkich zespołów naraz.
Skala działalności rosła szybciej niż zdolność administracji do jej ogarnięcia. Każdy klient miał osobny arkusz rozliczeniowy, prowadzony trochę inaczej przez różne zespoły, przez co scalanie danych na koniec miesiąca stało się pracochłonnym rytuałem angażującym kilka osób na kilka dni.
Problemem nie był tylko czas — była to jakość decyzji. Rentowność projektu poznawano dopiero po jego zamknięciu, gdy nie dało się już nic poprawić. Managerowie nie mieli jednego miejsca, w którym widzieliby obciążenie wszystkich zespołów naraz, więc przeciążenia wychodziły na jaw dopiero jako spóźnione terminy.
Klienci z kolei coraz częściej pytali o status prac mailowo, a odpowiedzi ginęły w wątkach z wieloma osobami w kopii. Firma potrzebowała narzędzia, które połączy pracę zespołu z przejrzystością dla klienta, bez budowania osobnego systemu dla każdego z tych celów.
Ramy projektu
- Technologia
- Aplikacja webowaLogowanie klientówPowiadomienia e-mailEksport do księgowości
Co zbudowaliśmy
Portal klienta
Statusy projektów, pliki i akceptacje w jednym miejscu, z powiadomieniami e-mail o każdej istotnej zmianie, bez konieczności pisania maili.
Rozliczenia z jednego kliknięcia
Zestawienie godzin i kosztów gotowe do faktury, z podziałem na etapy projektu i możliwością korekty przed wysyłką do księgowości.
Obciążenie zespołów na jednym pulpicie
Manager widzi w jednym widoku, kto ile ma zaplanowanych godzin w bieżącym i przyszłym tygodniu, zanim dojdzie do przeciążenia.
Akceptacje zakresu i wycen
Zmiana zakresu projektu trafia do klienta jako dokument do akceptacji w portalu, z historią wersji zamiast wątku mailowego.
Rentowność na bieżąco
Porównanie budżetu godzinowego z realnym zużyciem widoczne w trakcie trwania projektu, nie dopiero po jego zakończeniu.
minuty
Rozliczenie miesiąca
24/7
Wgląd klienta
widoczna na bieżąco
Marża projektu
w jednym miejscu
Akceptacje zakresu
Moduły aplikacji w szczegółach
Timesheet zaprojektowany pod ludzi, nie pod raport
Rejestracja czasu w kilka sekund, z podpowiedziami z ostatnich wpisów.
- Wpis z telefonu i komputera
- Podpowiedzi klienta i zadania
- Zatwierdzanie zbiorcze przez managera
- Historia edycji wpisu
Portal klienta
Jedno miejsce z postępem prac zamiast wątków mailowych.
- Statusy etapów projektu
- Pliki i wersje dokumentów
- Powiadomienia e-mail o zmianach
- Historia komunikacji
Akceptacje zakresu i wycen
Formalna ścieżka akceptacji zamiast ustaleń rozproszonych w mailach.
- Dokument zmiany zakresu
- Akceptacja jednym kliknięciem
- Historia wersji wyceny
- Powiązanie z budżetem projektu
Rozliczenia i fakturowanie
Zestawienie gotowe do faktury bez ręcznego scalania arkuszy.
- Zestawienie godzin per klient/etap
- Korekta przed eksportem
- Eksport do systemu księgowego
- Archiwum rozliczeń
Obciążenie zespołów
Manager widzi przeciążenie, zanim wpłynie ono na terminy.
- Widok tygodniowy wszystkich zespołów
- Planowane vs. rzeczywiste godziny
- Alert przy przeciążeniu
- Podgląd dostępności na przyszły tydzień
Rentowność projektu na bieżąco
Budżet godzinowy zestawiony z realnym zużyciem w trakcie realizacji.
- Porównanie budżetu i zużycia
- Alert przy przekroczeniu progu
- Rentowność per etap
- Raport zbiorczy dla zarządu
Praca przed wdrożeniem i po nim
Czas rozliczenia miesiąca
kilka dni pracy administracji
generowane automatycznie
Pytania klientów o status
mailowo, z opóźnieniem
portal dostępny 24/7
Moment poznania rentowności
po zamknięciu projektu
na bieżąco w trakcie
Wypełnianie timesheetu
niechętnie, z opóźnieniem
regularnie, z telefonu
Akceptacja zmiany zakresu
wątek mailowy
dokument w portalu z historią
Obciążenie zespołów
znane managerowi z pamięci
widoczne na wspólnym pulpicie
Harmonogram wdrożenia
- 01
Analiza
1 tydzieńPrzegląd arkuszy rozliczeniowych i rozmowy z zespołami o barierach w raportowaniu czasu.
- 02
MVP timesheetu
4 tygodnieProsty rejestr czasu pracy z zatwierdzaniem przez managerów, gotowy do codziennego użycia.
- 03
Portal klienta
3 tygodnieLogowanie klientów, statusy projektów i pierwsze akceptacje w portalu.
- 04
Rozliczenia i raporty
3 tygodnieAutomatyzacja zestawień do faktur i uruchomienie pulpitu rentowności.
Integracje
- Bitrix24
- Systemy księgowe
- Kalendarze Google/Microsoft
Wdrożenie u zespołu
- Timesheet uruchomiony jako pierwszy moduł — zanim dodano portal klienta, zespół musiał przyzwyczaić się do rejestrowania czasu.
- Portal klienta udostępniany etapami, zaczynając od kilku kluczowych klientów pilotażowych.
- Stawki i koszty zespołu wprowadzane były przez managerów, nie przez samych pracowników, ze względu na poufność danych.
Przed i po
| Wskaźnik | Przed | Po |
|---|---|---|
| Czas rozliczenia miesiąca | kilka dni pracy administracji | generowane automatycznie |
| Pytania klientów o status | mailowo, z opóźnieniem | portal dostępny 24/7 |
| Moment poznania rentowności | po zamknięciu projektu | na bieżąco w trakcie |
| Wypełnianie timesheetu | niechętnie, z opóźnieniem | regularnie, z telefonu |
„Klienci przestali pisać 'jaki mamy status', bo sami to widzą, kiedy chcą.”
Czego nauczyło nas to wdrożenie
- Timesheet wdroży się skutecznie tylko wtedy, gdy wypełnienie zajmuje mniej niż minutę.
- Klienci chętnie korzystają z portalu, jeśli zastępuje on konkretny, dokuczliwy problem — w tym przypadku brak odpowiedzi na status.
- Rentowność widoczna w trakcie projektu, a nie po jego zakończeniu, zmienia sposób podejmowania decyzji przez managerów.
Ryzyka i jak je ograniczyliśmy
Zespół porzuci nowy timesheet po kilku tygodniach, jak wcześniejsze próby.
Formularz ograniczony do kilku pól i dostępny z telefonu, zatwierdzanie zbiorcze zamiast codziennej kontroli.
Klienci nieufni wobec logowania się do nowego systemu.
Portal wdrożony najpierw dla klientów zgłaszających najwięcej pytań o status — korzyść była dla nich odczuwalna od razu.
Rozjazd danych między timesheetem a systemem księgowym.
Eksport w formacie zgodnym z istniejącym systemem, z krokiem korekty przed wysyłką.
Co dalej rozwijamy
- Prognozowanie obciążenia zespołów na podstawie pipeline'u sprzedażowego.
- Automatyczne przypomnienia o zbliżającym się przekroczeniu budżetu projektu.
- Rozszerzenie portalu klienta o zgłaszanie zadań i uwag bezpośrednio w systemie.
Częste pytania o to wdrożenie
Sprawdźmy, ile realnie kosztuje Twoja aplikacja
30 minut rozmowy o jednym procesie. Wychodzisz z mapą rozwiązania i widełkami kosztu — bez zobowiązań.