Projekty i budżety
Zakres, etapy, budżet godzinowy i wykorzystanie widoczne na jednym ekranie.
← Branże
Aplikacje dedykowane dla firm usługowych B2B
Projekty, czas pracy, budżety i rozliczenia klientów bez arkuszowego chaosu.
Firmy usługowe rozliczające czas pracy zespołu i budżety projektowe najczęściej toną w arkuszach, które każdy prowadzi trochę inaczej. Budujemy aplikacje łączące timesheet, budżety projektów i portal klienta w jedno narzędzie, dzięki czemu rozliczenie miesiąca i rentowność projektu przestają być zagadką odkrywaną na koniec.
Kluczowe jest to, żeby wpis czasu pracy zajmował sekundy, a nie minuty — inaczej zespół wraca do starych nawyków. Dlatego projektujemy timesheet pod istniejący rytm pracy zespołu, a portal klienta pod konkretny problem: brak odpowiedzi na pytanie „na jakim etapie jesteśmy”.
- kilkanaście minut
- Czas rozliczenia miesiąca
- 24/7, przez portal
- Wgląd klienta w postęp
- widoczna w trakcie realizacji
- Rentowność projektu
- regularne, z telefonu
- Wypełnianie timesheetu
Co zwykle boli
- Czas pracy zespołu rejestrowany w arkuszach, więc rozliczenia zawsze się spóźniają.
- Nie wiadomo, który projekt zarabia, a który dokłada.
- Klient nie ma wglądu w postęp prac.
- Powtarzalne procesy (onboarding, akceptacje) prowadzone mailowo.
- Manager nie widzi obciążenia zespołu w jednym miejscu, przez co dochodzi do przeciążeń.
- Zmiany zakresu projektu ustalane są mailowo, bez jednej wersji ustaleń z klientem.
Efekt wdrożenia
Rozliczenie miesiąca w kilkanaście minut zamiast dwóch dni pracy administracji.
Typowe integracje
Bitrix24Kalendarze Google/MicrosoftSystemy księgoweSlack
Jak wygląda aplikacja dla branży: usługi b2b
Rejestracja czasu pracy
Szybkie wpisy z telefonu i komputera, zatwierdzanie przez managera, eksport do faktury.
Portal klienta
Statusy, pliki, akceptacje i komentarze zamiast długich wątków mailowych.
Automatyczne rozliczenia
Zestawienia miesięczne generowane z realnych danych, gotowe do fakturowania.
Obciążenie zespołu
Widok planowanych godzin wszystkich osób w jednym miejscu, zanim dojdzie do przeciążenia.
Akceptacje zakresu i wycen
Zmiana zakresu trafia do klienta jako dokument do akceptacji w portalu, z historią wersji.
Najczęściej zamawiane aplikacje
Timesheet zespołu
Rejestracja czasu pracy z telefonu i komputera, zatwierdzana przez managera.
Panel projektów
Budżety, etapy i wykorzystanie godzin na jednym ekranie.
Portal klienta
Statusy, pliki i akceptacje zamiast wątków mailowych.
Rozliczenia i faktury
Automatyczne zestawienia godzin i kosztów gotowe do fakturowania.
Panel obciążenia zespołu
Planowane godziny wszystkich osób widoczne z tygodniowym wyprzedzeniem.
Rejestr akceptacji
Zmiany zakresu i wyceny z historią wersji i podpisem klienta.
Scenariusze
Jak to działa w codziennej pracy
Sytuacja
Koniec miesiąca, administracja scala arkusze czasu pracy z pięciu zespołów.
System eksportuje gotowe zestawienie godzin i kosztów bezpośrednio z zatwierdzonych wpisów.
Rozliczenie gotowe w kilkanaście minut zamiast dwóch dni pracy.
Sytuacja
Klient pyta mailem o postęp projektu, wątek rozrasta się do kilkunastu odpowiedzi.
Klient loguje się do portalu i widzi aktualny status, pliki i historię ustaleń.
Mniej maili o status, więcej czasu zespołu na realną pracę projektową.
Sytuacja
Manager odkrywa po zamknięciu projektu, że przekroczono budżet godzinowy o 30%.
Wcześniej widzi w panelu projektu wykorzystanie budżetu na bieżąco, w trakcie realizacji.
Reaguje przy 70% wykorzystania budżetu, a nie po fakcie.
Sytuacja
Zmiana zakresu ustalona telefonicznie z klientem budzi później spór o to, co dokładnie ustalono.
Zmiana trafia do portalu jako dokument do akceptacji z jasną treścią i podpisem.
Jedna wersja ustaleń, do której obie strony mogą wrócić w każdej chwili.
Co zyskuje każda rola w firmie
Konsultant / członek zespołu
Wpisuje czas pracy w kilka sekund z telefonu, bez wypełniania osobnego arkusza dla każdego klienta.
Manager projektu
Widzi wykorzystanie budżetu i obciążenie zespołu na bieżąco, zanim dojdzie do przeciążenia lub przekroczenia budżetu.
Klient
Sprawdza status projektu i akceptuje zmiany zakresu bez pisania maili.
Dział rozliczeń
Generuje zestawienie do faktury jednym kliknięciem zamiast scalać arkusze z kilku zespołów.
Etapy wdrożenia
- 01Analiza procesu rozliczeń i barier w timesheecie1 tydzień
- 02MVP: timesheet + panel projektów2 tygodnie
- 03Portal klienta i akceptacje2-3 tygodnie
- 04Rozliczenia automatyczne i stabilizacja2 tygodnie
Orientacyjny koszt
od 6 000 zł za MVP timesheetu do 35 000+ zł za pełny system z portalem klienta i rozliczeniami
Zależy od liczby ról i uprawnień, integracji z systemem księgowym oraz zakresu portalu klienta (statusy, pliki, akceptacje).
Technologie
Aplikacja webowaLogowanie klientówIntegracja z kalendarzemEksport do systemu księgowegoPowiadomienia e-mail
Kalkulator kosztów Wdrożenia z tej branży
Częste pytania
Zobacz też inne branże
Porozmawiajmy o Twoim procesie w branży: usługi b2b
30 minut rozmowy o jednym procesie. Wychodzisz z mapą rozwiązania i widełkami kosztu — bez zobowiązań.