Protokół na miejscu
Formularz z listą pomieszczeń, zdjęciami i podpisem klienta zamykany podczas odbioru, bez przepisywania w biurze.
← WdrożeniaNieruchomości
Odbiory lokali i obsługa usterek z poziomu telefonu
Aplikacja terenowa do protokołów odbioru ze zdjęciami i podpisem, z automatycznym przydziałem usterek do wykonawców. Zastąpiła papierowe protokoły i rozproszoną komunikację mailową między biurem a wykonawcami.
Deweloper realizujący kilka inwestycji mieszkaniowych równolegle, z zespołem odbiorowym pracującym w terenie i siecią podwykonawców odpowiedzialnych za usuwanie usterek.
Protokoły odbioruRejestr usterekPowiadomienia wykonawcówRaport inwestycji dla zarząduPraca offline w terenieArchiwum dokumentacji odbiorowej
Punkt wyjścia
- Protokoły spisywane na papierze i przepisywane w biurze — dublowanie pracy i ryzyko błędów.
- Usterki gubiły się między działami, terminy usunięcia nie były pilnowane systemowo.
- Zarząd nie miał aktualnego obrazu postępu odbiorów w poszczególnych inwestycjach.
- Wykonawcy dowiadywali się o usterkach z opóźnieniem, mailowo lub telefonicznie.
- Zdjęcia dokumentujące stan lokalu przechowywane były w telefonach poszczególnych osób, bez wspólnego archiwum.
- Brak sygnału internetu w części budynków utrudniał pracę z narzędziami wymagającymi stałego połączenia.
Odbiór lokalu to moment krytyczny dla relacji z klientem — każda niedopatrzona usterka, która nie trafi do systemu, wraca jako reklamacja tygodnie później. Wcześniej protokoły spisywane były na papierze, a następnie przepisywane w biurze, co podwajało pracę i wprowadzało ryzyko błędów przy przenoszeniu danych.
Usterki zgłaszane wykonawcom mailowo lub telefonicznie gubiły się między działami — nikt nie pilnował systemowo terminów usunięcia, a zarząd nie miał aktualnego obrazu postępu odbiorów w kilku inwestycjach prowadzonych równolegle. Częścią problemu był też brak stabilnego internetu w części budynków, co wykluczało proste rozwiązania chmurowe bez trybu offline.
Firma potrzebowała narzędzia działającego niezależnie od zasięgu, które zamknie protokół na miejscu i od razu skieruje usterkę do właściwego wykonawcy — bez pośrednictwa biura i bez przepisywania czegokolwiek po powrocie z budowy.
Ramy projektu
- Technologia
- Aplikacja webowa (PWA)Praca offlineZdjęcia i podpisPowiadomienia
Co zbudowaliśmy
Usterka trafia od razu do wykonawcy
Automatyczne przypisanie, termin i powiadomienie e-mail bez pośrednictwa biura, z możliwością potwierdzenia wykonania przez wykonawcę.
Obraz inwestycji na żywo
Postęp odbiorów, otwarte usterki i terminy na jednym pulpicie dostępnym dla zarządu i kierowników budowy.
Praca offline
Formularz odbioru działa bez połączenia z internetem i synchronizuje dane, gdy tylko urządzenie odzyska zasięg.
Archiwum zdjęć i podpisów
Wszystkie protokoły i dokumentacja fotograficzna dostępne w jednym miejscu, powiązane z konkretnym lokalem i inwestycją.
wyeliminowane
Przepisywanie protokołów
natychmiast
Zgłoszenie usterki
na żywo
Pulpit inwestycji
w jednym archiwum
Dokumentacja odbioru
Moduły aplikacji w szczegółach
Protokół odbioru na miejscu
Formularz zamykany podczas wizyty, bez przepisywania w biurze.
- Lista pomieszczeń i punktów kontrolnych
- Zdjęcia przypisane do punktu
- Podpis klienta na ekranie
- Generowanie PDF od razu po zamknięciu
Rejestr usterek z automatycznym przydziałem
Usterka trafia do wykonawcy bez pośrednictwa biura.
- Automatyczne przypisanie wg kategorii usterki
- Termin usunięcia i przypomnienia
- Potwierdzenie wykonania przez wykonawcę
- Historia komunikacji przy usterce
Praca offline w terenie
Formularz działa niezależnie od zasięgu w budynku.
- Zapis lokalny na urządzeniu
- Automatyczna synchronizacja po odzyskaniu sieci
- Brak utraty danych przy zaniku połączenia
- Wsparcie dla wielu urządzeń jednocześnie
Pulpit zarządczy inwestycji
Postęp odbiorów kilku inwestycji na jednym ekranie.
- Status odbiorów per budynek/klatka
- Liczba otwartych i zamkniętych usterek
- Filtrowanie po inwestycji i terminie
- Eksport raportu dla zarządu
Archiwum dokumentacji odbiorowej
Wszystkie protokoły i zdjęcia w jednym, przeszukiwalnym miejscu.
- Powiązanie z lokalem i inwestycją
- Wyszukiwanie po adresie i dacie
- Dostęp z uprawnieniami dla działu sprzedaży
- Podstawa do rozstrzygania sporów posprzedażowych
Praca przed wdrożeniem i po nim
Czas od odbioru do zapisu protokołu
przepisywanie w biurze, dzień lub więcej
zamknięte na miejscu
Czas dotarcia zgłoszenia do wykonawcy
godziny, mailowo
natychmiast, automatycznie
Widoczność postępu dla zarządu
raport na żądanie
pulpit na żywo
Przechowywanie zdjęć z odbioru
w telefonach poszczególnych osób
wspólne archiwum
Praca w budynkach bez zasięgu
niemożliwa lub ręczne notatki
pełna funkcjonalność offline
Harmonogram wdrożenia
- 01
Analiza terenowa
1 tydzieńObserwacja przebiegu odbioru lokalu i rozmowy z zespołem o problemach papierowego procesu.
- 02
MVP protokołu
2 tygodnieFormularz odbioru ze zdjęciami i podpisem, działający offline.
- 03
Usterki i wykonawcy
1 tydzieńRejestr usterek z automatycznym przydziałem i powiadomieniami.
- 04
Pulpit zarządczy
1 tydzieńWidok postępu odbiorów dla kilku inwestycji naraz.
Integracje
- Bitrix24
- Systemy księgowe
- Podpis elektroniczny
- Dysk / chmura
Wdrożenie u zespołu
- Pilotaż przeprowadzony na jednej inwestycji przed rozszerzeniem na pozostałe budowy.
- Wykonawcy zewnętrzni otrzymali ograniczony dostęp tylko do przypisanych im usterek.
- Formularz odbioru dopracowany razem z zespołem odbiorowym po pierwszych tygodniach realnej pracy w terenie.
Przed i po
| Wskaźnik | Przed | Po |
|---|---|---|
| Czas od odbioru do zapisu protokołu | przepisywanie w biurze, dzień lub więcej | zamknięte na miejscu |
| Czas dotarcia zgłoszenia do wykonawcy | godziny, mailowo | natychmiast, automatycznie |
| Widoczność postępu dla zarządu | raport na żądanie | pulpit na żywo |
„Zdarza się, że usterka jest usunięta, zanim klient wyjdzie z odbioru sąsiedniego mieszkania.”
Czego nauczyło nas to wdrożenie
- Praca offline jest wymogiem, a nie dodatkiem, przy odbiorach w budynkach bez stabilnego zasięgu.
- Automatyczne powiadomienie wykonawcy skraca czas reakcji bardziej niż jakiekolwiek przypomnienia mailowe.
- Jeden pulpit dla kilku inwestycji naraz ułatwia zarządowi porównywanie postępu bez proszenia o raporty.
Ryzyka i jak je ograniczyliśmy
Utrata danych przy dłuższym braku synchronizacji w terenie.
Lokalny zapis na urządzeniu z kolejką synchronizacji, dane nie są usuwane do potwierdzenia zapisu w chmurze.
Wykonawcy nieprzyzwyczajeni do potwierdzania usunięcia usterki w systemie.
Prosty formularz potwierdzenia z jednym przyciskiem i przypomnieniem SMS przy zbliżającym się terminie.
Rozjazd między liczbą inwestycji a wydajnością pulpitu zarządczego.
Filtrowanie i paginacja danych zaprojektowane od początku pod wzrost liczby równoległych inwestycji.
Co dalej rozwijamy
- Automatyczne generowanie zestawienia usterek jako podstawy do rozliczenia z wykonawcą.
- Integracja z systemem CRM sprzedaży mieszkań dla pełnej historii klienta.
- Moduł ocen wykonawców na podstawie czasu i jakości usuwania usterek.
Częste pytania o to wdrożenie
Sprawdźmy, ile realnie kosztuje Twoja aplikacja
30 minut rozmowy o jednym procesie. Wychodzisz z mapą rozwiązania i widełkami kosztu — bez zobowiązań.