Zamówienie online z indywidualną ceną
Kontrahent loguje się i widzi ceny oraz rabaty ustalone specjalnie dla niego, bez udziału handlowca przy standardowym zamówieniu.
← WdrożeniaHandel i dystrybucja
Portal B2B z cennikami indywidualnymi dla kontrahentów
Portal zamówieniowy dla kontrahentów hurtowych z indywidualnymi cennikami, historią zamówień i statusem realizacji, zastępujący zamówienia przyjmowane mailowo i telefonicznie.
Firma dystrybucyjna obsługująca kilkuset kontrahentów hurtowych, z indywidualnie negocjowanymi cenami i rabatami zależnymi od klienta, wcześniej zarządzanymi w arkuszach handlowców.
Portal zamówień B2BIndywidualne cenniki i rabatyHistoria i status zamówieńDokumenty handlowe do pobraniaPanel handlowcaIntegracja z systemem magazynowym
Punkt wyjścia
- Zamówienia od kontrahentów przyjmowane mailowo i telefonicznie, z ręcznym przepisywaniem do systemu.
- Cenniki indywidualne dla klientów przechowywane w osobnych arkuszach każdego handlowca.
- Kontrahent nie miał wglądu w status realizacji zamówienia bez dzwonienia do opiekuna.
- Handlowiec tracił czas na obsługę powtarzalnych, prostych zamówień zamiast na rozwój relacji z klientem.
- Błędy w ręcznym przepisywaniu cen prowadziły do korekt faktur.
- Brak jednego miejsca z historią zamówień utrudniał analizę zakupów danego kontrahenta.
Setki kontrahentów z indywidualnymi warunkami handlowymi tworzyły system, który istniał tylko w głowach i arkuszach poszczególnych handlowców. Każdy prowadził swój cennik po swojemu, co utrudniało zastępstwa podczas urlopów i praktycznie uniemożliwiało analizę zakupów klienta bez proszenia konkretnej osoby o dane.
Zamówienia przyjmowane mailowo i telefonicznie wymagały ręcznego przepisywania do systemu — a każde ręczne przepisanie ceny niosło ryzyko pomyłki, które później kończyło się korektą faktury. Kontrahent nie miał też żadnego wglądu w status swojego zamówienia bez dzwonienia do opiekuna, co przy większej skali obsługi stawało się wąskim gardłem.
Firma chciała odciążyć handlowców od obsługi powtarzalnych, standardowych zamówień, żeby mogli poświęcić czas na rozwój relacji i większe kontrakty, a jednocześnie dać kontrahentom wygodę składania zamówień samodzielnie, o dowolnej porze, po cenach, które już dla nich wynegocjowano.
Ramy projektu
- Technologia
- Aplikacja webowaLogowanie kontrahentówIntegracja z magazynem/ERPGenerowanie dokumentów PDF
Co zbudowaliśmy
Status realizacji na bieżąco
Klient śledzi etap realizacji zamówienia — przyjęcie, kompletacja, wysyłka — bez telefonu do opiekuna handlowego.
Panel handlowca
Handlowiec zarządza cennikiem i rabatami swoich klientów z jednego miejsca, zamiast w osobnych arkuszach.
Historia zamówień i dokumenty
Kontrahent ma dostęp do pełnej historii zakupów oraz faktur i dokumentów WZ do pobrania samodzielnie.
Szybkie zamówienie powtórzone
Jednym kliknięciem kontrahent powtarza wcześniejsze zamówienie lub tworzy je na bazie stałej listy zakupowej.
Integracja z magazynem
Dostępność towaru i ceny synchronizowane z systemem magazynowym, więc portal zawsze pokazuje aktualny stan.
składane samodzielnie przez klienta
Zamówienia standardowe
w jednym systemie
Cenniki indywidualne
widoczny dla klienta
Status zamówienia
przesunięty na obsługę wyjątków
Czas handlowca
Moduły aplikacji w szczegółach
Zamówienie online z indywidualną ceną
Kontrahent widzi wyłącznie ceny i rabaty ustalone dla niego.
- Logowanie kontrahenta z dedykowanym cennikiem
- Rabaty warunkowe (ilość, kategoria)
- Koszyk z podsumowaniem przed wysłaniem
- Historia poprzednich zamówień jako wzorzec
Status realizacji zamówienia
Klient śledzi etap realizacji bez telefonu do opiekuna.
- Statusy: przyjęcie, kompletacja, wysyłka
- Powiadomienie e-mail o zmianie statusu
- Przewidywany termin dostawy
- Numer przesyłki, jeśli dostępny
Panel handlowca
Zarządzanie cennikiem klientów z jednego miejsca zamiast arkuszy.
- Edycja cennika i rabatów per klient
- Podgląd zamówień swoich kontrahentów
- Historia zmian cen
- Zastępstwo między handlowcami bez utraty danych
Historia zamówień i dokumenty
Pełny wgląd w relację handlową dostępny samodzielnie.
- Historia zakupów z filtrowaniem
- Faktury i dokumenty WZ do pobrania
- Podsumowanie zakupów w okresie
- Eksport historii do arkusza
Szybkie zamówienie powtórzone
Standardowe zamówienia składane w kilka kliknięć.
- Powtórzenie ostatniego zamówienia
- Stała lista zakupowa klienta
- Szybkie wyszukiwanie po indeksie produktu
- Zapisane szablony zamówień
Integracja z magazynem/ERP
Portal zawsze pokazuje aktualny stan towaru i cen.
- Synchronizacja dostępności towaru
- Aktualizacja cen z systemu źródłowego
- Blokada zamówienia przy braku towaru
- Dwustronna wymiana statusów zamówień
Praca przed wdrożeniem i po nim
Sposób składania zamówienia
mail lub telefon do handlowca
samodzielnie w portalu
Miejsce przechowywania cenników
osobne arkusze handlowców
jeden system
Wgląd w status zamówienia
telefon do opiekuna
widoczny dla klienta na bieżąco
Korekty faktur z powodu błędnej ceny
zdarzały się regularnie
eliminowane przez cennik w systemie
Zastępstwo handlowca podczas urlopu
utrudnione, dane u jednej osoby
pełny dostęp do cennika w systemie
Analiza zakupów kontrahenta
wymagała pytania handlowca
dostępna od razu w historii
Harmonogram wdrożenia
- 01
Analiza cenników
2 tygodnieZebranie sposobu ustalania cen indywidualnych i rabatów u poszczególnych handlowców.
- 02
MVP portalu
3 tygodnieLogowanie kontrahentów i podstawowe składanie zamówień z cennikiem indywidualnym.
- 03
Status i historia
2 tygodnieŚledzenie realizacji zamówienia oraz historia zakupów i dokumentów.
- 04
Panel handlowca i integracja
2 tygodnieZarządzanie cennikami przez handlowców oraz połączenie z magazynem.
Integracje
- Systemy ERP/magazynowe
- Systemy księgowe
- Generator PDF
Wdrożenie u zespołu
- Migracja cenników z arkuszy handlowców do systemu potraktowana jako osobny etap poprzedzający start portalu.
- Portal udostępniony najpierw grupie największych kontrahentów, później rozszerzony na pozostałych.
- Panel handlowca projektowany razem z zespołem sprzedaży, żeby nie stracili kontroli nad cennikiem swoich klientów.
Przed i po
| Wskaźnik | Przed | Po |
|---|---|---|
| Sposób składania zamówienia | mail lub telefon do handlowca | samodzielnie w portalu |
| Miejsce przechowywania cenników | osobne arkusze handlowców | jeden system |
| Wgląd w status zamówienia | telefon do opiekuna | widoczny dla klienta na bieżąco |
| Korekty faktur z powodu błędnej ceny | zdarzały się regularnie | eliminowane przez cennik w systemie |
„Standardowe zamówienie klient składa sam w kilka minut, a ja mam czas na rozmowę o czymś więcej niż powtórka z zeszłego miesiąca.”
Czego nauczyło nas to wdrożenie
- Migracja cenników indywidualnych z arkuszy handlowców wymaga więcej czasu niż sama budowa portalu — warto zaplanować ją jako osobny etap.
- Kontrahenci szybciej przechodzą na portal, jeśli od początku widzą tam pełną historię swoich zamówień, nie tylko nowy formularz.
- Panel handlowca musi dawać pełną kontrolę nad cennikiem klienta, inaczej handlowcy wracają do arkuszy równolegle z portalem.
Ryzyka i jak je ograniczyliśmy
Handlowcy obawiający się utraty kontroli nad relacją z klientem.
Panel handlowca z pełnym wglądem w zamówienia swoich klientów i możliwością interwencji przy wyjątkach.
Błędy przy migracji cenników z arkuszy do systemu.
Weryfikacja każdego cennika z handlowcem przed uruchomieniem dostępu danego kontrahenta.
Kontrahenci przyzwyczajeni do zamawiania telefonicznie, niechętni zmianie.
Równoległe utrzymanie kanału telefonicznego z aktywną zachętą do wypróbowania portalu na powtarzalnych zamówieniach.
Co dalej rozwijamy
- Rekomendacje produktowe w portalu na podstawie historii zakupów kontrahenta.
- Automatyczne alerty dla handlowca przy spadku częstotliwości zamówień klienta.
- Rozszerzenie portalu o zamówienia cykliczne/subskrypcyjne dla stałych kontrahentów.
Częste pytania o to wdrożenie
Sprawdźmy, ile realnie kosztuje Twoja aplikacja
30 minut rozmowy o jednym procesie. Wychodzisz z mapą rozwiązania i widełkami kosztu — bez zobowiązań.