Zgłoszenie od razu w systemie
Zgłoszenie telefoniczne lub mailowe trafia do jednego rejestru z priorytetem, lokalizacją i historią urządzenia u klienta.
← WdrożeniaInstalacje i serwis techniczny
Aplikacja serwisowa dla firmy instalacyjnej
System zleceń serwisowych i przeglądów dla firmy instalacyjnej — od zgłoszenia awarii, przez przydział technika i pracę w terenie, po protokół i rozliczenie z klientem.
Firma instalacyjna zajmująca się montażem i serwisem urządzeń grzewczych i wentylacyjnych, z zespołem kilkunastu techników pracujących w terenie na terenie kilku województw.
Zgłoszenia serwisowe i awarieGrafik i przydział technikówAplikacja mobilna technikaProtokoły serwisowe z podpisemMagazyn części w samochodzieHarmonogram przeglądów cyklicznych
Punkt wyjścia
- Zgłoszenia serwisowe przyjmowane telefonicznie i zapisywane w zeszycie dyspozytora.
- Przydział technika do zgłoszenia odbywał się na podstawie pamięci dyspozytora, bez widoku obciążenia zespołu.
- Technik jechał do klienta bez pewności, czy ma potrzebną część na samochodzie.
- Protokół serwisowy spisywany ręcznie, czasem gubiony zanim trafił do biura.
- Przeglądy cykliczne umykały, bo terminy pilnowane były w prywatnych notatkach techników.
- Rozliczenie z klientem opóźniało się, bo czekało na papierowy protokół z terenu.
- Historia serwisowa urządzenia u klienta nie była nigdzie zebrana w jednym miejscu.
Skala terytorialna działalności — technicy pracujący w kilku województwach — sprawiała, że dyspozytor planował trasy i przydziały z pamięci, bez żadnego systemowego widoku obciążenia czy lokalizacji zespołu. Zgłoszenia serwisowe przyjmowane telefonicznie trafiały do zeszytu, z którego trudno było wyciągnąć cokolwiek poza bieżącym dniem.
Kosztowną konsekwencją był brak wiedzy o dostępności części — technik jechał do klienta bez pewności, czy naprawi usterkę za pierwszym razem, co generowało powtórne wizyty i niezadowolenie klientów. Protokoły serwisowe spisywane ręcznie czasem gubiły się, zanim trafiły do biura, opóźniając rozliczenie i wystawienie faktury.
Firma chciała też uporządkować przeglądy cykliczne, które dotąd pilnowane były w prywatnych notatkach poszczególnych techników — z realnym ryzykiem przeoczenia terminu i utraty kontraktu serwisowego z klientem.
Ramy projektu
- Technologia
- Aplikacja webowaAplikacja mobilna technikaPraca offlinePowiadomienia SMS/e-mail
Co zbudowaliśmy
Grafik z obciążeniem techników
Dyspozytor widzi w kalendarzu, kto ma wolny termin i kto jest najbliżej lokalizacji zgłoszenia, zanim przydzieli zlecenie.
Aplikacja mobilna technika
Lista zleceń na dziś, nawigacja do klienta, dostęp do historii urządzenia i możliwość zamówienia brakującej części.
Protokół serwisowy z podpisem
Formularz wykonanych czynności, zużytych części i zaleceń, zamykany na miejscu z podpisem klienta na ekranie.
Ewidencja części w samochodzie
Stan magazynu podręcznego technika aktualizowany przy każdym użyciu części, z alertem przy niskim stanie przed wyjazdem.
Przeglądy cykliczne
System automatycznie generuje przypomnienia o zbliżających się terminach przeglądów i proponuje ich przydział do grafiku.
jeden, wspólny
Rejestr zgłoszeń
według obciążenia i lokalizacji
Przydział technika
zamykany na miejscu
Protokół serwisowy
pilnowane automatycznie
Terminy przeglądów
dostępna dla technika w terenie
Historia urządzenia
Moduły aplikacji w szczegółach
Zgłoszenia serwisowe w jednym rejestrze
Awaria trafia do systemu z pełnym kontekstem urządzenia.
- Priorytet i lokalizacja zgłoszenia
- Historia urządzenia u klienta
- Powiązanie z umową serwisową
- Status zgłoszenia widoczny dla biura
Grafik z obciążeniem i lokalizacją techników
Przydział zlecenia na podstawie faktycznej dostępności, nie pamięci dyspozytora.
- Widok obciążenia techników w kalendarzu
- Sugestia najbliższego technika do lokalizacji
- Przeglądy i awarie w jednym grafiku
- Powiadomienie technika o nowym zleceniu
Aplikacja mobilna technika
Wszystko potrzebne w terenie w jednym miejscu, bez powrotu do biura.
- Lista zleceń na dziś z nawigacją
- Historia urządzenia klienta
- Zamówienie brakującej części
- Praca offline w miejscach bez zasięgu
Protokół serwisowy z podpisem
Zamykany na miejscu, gotowy do rozliczenia od razu.
- Lista wykonanych czynności i części
- Podpis klienta na ekranie
- Zalecenia i termin kolejnego przeglądu
- Automatyczne wysłanie kopii do klienta
Magazyn podręczny w samochodzie
Ewidencja części aktualizowana przy każdym użyciu.
- Rejestrowanie zużycia części przy zleceniu
- Alert przy niskim stanie przed wyjazdem
- Zamawianie uzupełnienia z aplikacji
- Historia zużycia per technik
Przeglądy cykliczne
Terminy pilnowane systemowo, nie w prywatnych notatkach.
- Automatyczne przypomnienia o zbliżających się terminach
- Propozycja przydziału do grafiku
- Historia przeglądów per urządzenie
- Raport przeglądów przeterminowanych
Praca przed wdrożeniem i po nim
Rejestrowanie zgłoszenia
zeszyt dyspozytora
wspólny system z historią
Wiedza o dostępności części
dopiero na miejscu u klienta
sprawdzana przed wyjazdem
Dotarcie protokołu do biura
z opóźnieniem, na papierze
natychmiast po podpisaniu
Pilnowanie terminów przeglądów
notatki prywatne techników
automatyczne przypomnienia
Przydział technika do zgłoszenia
z pamięci dyspozytora
wg obciążenia i lokalizacji
Historia serwisowa urządzenia
rozproszona lub brak
dostępna technikowi w terenie
Harmonogram wdrożenia
- 01
Analiza pracy dyspozytora i techników
2 tygodnieObserwacja dnia pracy dyspozytorni oraz towarzyszenie technikom w terenie.
- 02
MVP zgłoszeń i grafiku
3 tygodnieWspólny rejestr zgłoszeń i widok obciążenia techników gotowy do użycia.
- 03
Aplikacja mobilna
3 tygodnieAplikacja dla techników z protokołami i dostępem do historii urządzeń.
- 04
Magazyn i przeglądy
2 tygodnieEwidencja części podręcznych i harmonogram przeglądów cyklicznych.
- 05
Stabilizacja
2 tygodnieSzkolenia dla dyspozytorni i techników, poprawki na podstawie zgłoszeń z pierwszych tygodni.
Integracje
- Bitrix24
- Mapy i nawigacja
- Systemy księgowe
- SMS API
Wdrożenie u zespołu
- Grafik z obciążeniem techników wdrożony jako pierwszy, bo dawał największą i najszybszą korzyść dyspozytorni.
- Aplikacja mobilna testowana najpierw z kilkoma technikami przed udostępnieniem całemu zespołowi.
- Ewidencja części podręcznych oparta o proste odznaczanie zużycia, bez skanowania — dopasowana do tempa pracy w terenie.
Przed i po
| Wskaźnik | Przed | Po |
|---|---|---|
| Rejestrowanie zgłoszenia | zeszyt dyspozytora | wspólny system z historią |
| Wiedza o dostępności części | dopiero na miejscu u klienta | sprawdzana przed wyjazdem |
| Dotarcie protokołu do biura | z opóźnieniem, na papierze | natychmiast po podpisaniu |
| Pilnowanie terminów przeglądów | notatki prywatne techników | automatyczne przypomnienia |
„Technik wie, dokąd jedzie i co ma w samochodzie, zanim jeszcze wystartuje.”
Czego nauczyło nas to wdrożenie
- Widok obciążenia i lokalizacji techników skraca czas reakcji bardziej niż dodatkowy etat dyspozytora.
- Ewidencja części podręcznych wymaga prostego procesu skanowania lub odznaczania — inaczej technicy jej nie prowadzą.
- Przeglądy cykliczne warto wpiąć w ten sam grafik co awarie, żeby dyspozytor planował je razem.
Ryzyka i jak je ograniczyliśmy
Technicy nieprzyzwyczajeni do pracy z aplikacją zamiast papieru.
Prosty formularz protokołu i wdrożenie pilotażowe z kilkoma technikami przed pełnym rozszerzeniem.
Nieaktualna ewidencja części prowadząca do błędnych alertów.
Proces uzgodniony z technikami tak, by odznaczanie zużycia zajmowało kilka sekund przy zamykaniu zlecenia.
Utrata połączenia w terenie uniemożliwiająca zamknięcie protokołu.
Formularz działa offline i synchronizuje dane po odzyskaniu zasięgu, bez blokowania pracy technika.
Co dalej rozwijamy
- Automatyczne planowanie tras dziennych technika na podstawie lokalizacji zleceń.
- Predykcja zapotrzebowania na części na podstawie historii awarii danego typu urządzenia.
- Portal klienta z historią serwisową i możliwością zgłoszenia awarii online.
Częste pytania o to wdrożenie
Sprawdźmy, ile realnie kosztuje Twoja aplikacja
30 minut rozmowy o jednym procesie. Wychodzisz z mapą rozwiązania i widełkami kosztu — bez zobowiązań.