Formularz dopasowany do typu audytu
Audytor wybiera rodzaj kontroli na starcie, a aplikacja pokazuje właściwy zestaw pytań i kryteriów bez druku i papieru.
← WdrożeniaBHP i audyt
Aplikacja do audytów i kontroli BHP w terenie
Narzędzie mobilne do przeprowadzania audytów bezpieczeństwa i kontroli BHP na obiektach klientów, z formularzami dostosowanymi do rodzaju kontroli i automatycznym raportem po zakończeniu wizyty.
Firma świadcząca usługi audytu BHP i kontroli zgodności dla klientów z branży produkcyjnej i budowlanej, z zespołem audytorów odwiedzających kilkanaście obiektów tygodniowo.
Formularze audytowe zależne od typu kontroliZdjęcia i opisy niezgodnościRaport po audycieHarmonogram audytów cyklicznychŚledzenie usunięcia niezgodnościPanel klienta z historią audytów
Punkt wyjścia
- Audytor spisywał wyniki kontroli na papierowych checklistach, a raport przygotowywał dopiero po powrocie do biura.
- Różne typy audytów wymagały różnych formularzy, które trzeba było drukować z wyprzedzeniem.
- Zdjęcia dokumentujące niezgodności trzymane były w telefonie audytora, osobno od opisu.
- Klient dostawał raport z opóźnieniem kilku dni po wizycie, co opóźniało reakcję na poważne niezgodności.
- Nie było systemowego sposobu sprawdzenia, czy wcześniej wykryta niezgodność została faktycznie usunięta.
- Harmonogram audytów cyklicznych prowadzony był w arkuszu, co prowadziło do przeoczonych terminów.
Model biznesowy oparty o wizyty w kilkunastu obiektach tygodniowo wymagał narzędzia, które nie zwiększa czasu pracy audytora w terenie, a jednocześnie przyspiesza dostarczenie wartości klientowi — czyli raportu z niezgodnościami. Tymczasem checklisty papierowe różniły się w zależności od typu audytu i trzeba było je drukować z wyprzedzeniem, co ograniczało elastyczność planowania wizyt.
Zdjęcia dokumentujące niezgodności trafiały do telefonu audytora osobno od opisu, co przy przygotowywaniu raportu w biurze oznaczało żmudne łączenie dwóch źródeł informacji — a klient i tak czekał na raport kilka dni, co opóźniało reakcję na poważne uchybienia. Firma nie miała też systemowego sposobu, by sprawdzić, czy niezgodność wykryta przy poprzedniej wizycie została faktycznie usunięta.
Cel wdrożenia był jasny: audytor kończy wizytę z gotowym raportem w ręku, a klient widzi nie tylko bieżący stan, ale też historię powtarzających się problemów na swoim obiekcie — bez czekania na papierowe zestawienie z biura.
Ramy projektu
- Technologia
- Aplikacja mobilna (PWA)Praca offlineZdjęcia i formularzePanel klienta webowy
Co zbudowaliśmy
Zdjęcie i opis w jednym miejscu
Niezgodność dokumentowana zdjęciem, opisem i oceną wagi bezpośrednio przy punkcie kontrolnym, na miejscu w terenie.
Raport generowany automatycznie
Po zamknięciu audytu raport z niezgodnościami i zaleceniami trafia do klienta tego samego dnia, bez ręcznego składania w biurze.
Śledzenie usunięcia niezgodności
Każda niezgodność ma status i termin, a przy kolejnym audycie widać, czy została usunięta, czy powtarza się od poprzedniej kontroli.
Harmonogram audytów cyklicznych
System przypomina o zbliżających się terminach kolejnych kontroli i pozwala przydzielić je do kalendarza audytorów.
Panel klienta
Klient ma wgląd w historię audytów swojego obiektu, status niezgodności i raporty do pobrania w jednym miejscu.
tego samego dnia
Raport po audycie
wyeliminowane
Formularze papierowe
widoczne od razu
Powtarzające się niezgodności
pilnowane automatycznie
Terminy audytów cyklicznych
Moduły aplikacji w szczegółach
Formularz dopasowany do typu audytu
Właściwy zestaw pytań dobierany automatycznie, bez druku.
- Biblioteka formularzy per typ kontroli
- Kryteria oceny zgodne z normą/przepisem
- Możliwość dodania pytań niestandardowych
- Praca w pełni offline
Dokumentowanie niezgodności
Zdjęcie, opis i ocena wagi w jednym miejscu, na miejscu kontroli.
- Zdjęcie przypisane do punktu kontrolnego
- Ocena wagi niezgodności
- Rekomendacja działania naprawczego
- Lokalizacja niezgodności na planie obiektu
Automatyczny raport po audycie
Dokument gotowy dla klienta tego samego dnia.
- Generowanie PDF po zamknięciu audytu
- Podsumowanie niezgodności wg wagi
- Automatyczna wysyłka do klienta
- Szablon zgodny z identyfikacją firmy audytowej
Śledzenie usunięcia niezgodności
Status i historia niezgodności między kolejnymi wizytami.
- Status: otwarta / w trakcie / usunięta
- Termin usunięcia i przypomnienia
- Porównanie z poprzednim audytem
- Alert przy powtarzającej się niezgodności
Harmonogram audytów cyklicznych
Terminy pilnowane systemowo, przydzielane do kalendarza audytorów.
- Automatyczne przypomnienia o terminach
- Przydział audytu do audytora
- Widok obciążenia zespołu audytorów
- Historia częstotliwości kontroli per obiekt
Panel klienta
Historia audytów i status niezgodności w jednym miejscu.
- Historia audytów obiektu
- Status otwartych niezgodności
- Raporty do pobrania
- Powiadomienie o zaplanowanym kolejnym audycie
Praca przed wdrożeniem i po nim
Czas dostarczenia raportu
kilka dni po wizycie
tego samego dnia
Dokumentowanie niezgodności
checklisty papierowe i zdjęcia osobno
zdjęcie i opis w jednym miejscu
Weryfikacja usunięcia niezgodności
brak systemowego śledzenia
status widoczny przy kolejnym audycie
Pilnowanie terminów kolejnych audytów
arkusz, ręcznie
automatyczne przypomnienia
Formularze różnych typów audytów
drukowane z wyprzedzeniem
dobierane automatycznie w aplikacji
Wgląd klienta w historię obiektu
brak, tylko pojedyncze raporty
pełna historia w panelu klienta
Harmonogram wdrożenia
- 01
Analiza typów audytów
1 tydzieńPrzegląd stosowanych checklist papierowych i rozmowy z audytorami o pracy w terenie.
- 02
MVP formularza mobilnego
2 tygodnieAplikacja z jednym typem audytu i generowaniem raportu, gotowa do pilotażu.
- 03
Kolejne typy audytów i śledzenie niezgodności
1 tydzieńDodanie pozostałych formularzy oraz statusów niezgodności między wizytami.
- 04
Panel klienta i harmonogram
1 tydzieńDostęp klienta do historii audytów i automatyczny harmonogram kontroli cyklicznych.
Integracje
- Generator PDF
- Kalendarze
- Dysk / chmura
Wdrożenie u zespołu
- MVP uruchomiony z jednym, najczęściej wykonywanym typem audytu, żeby szybko zweryfikować format formularza.
- Panel klienta udostępniony po ustabilizowaniu procesu audytora, żeby prezentować już uporządkowane dane.
- Formularze konsultowane z doświadczonymi audytorami pod kątem realnego czasu potrzebnego na wypełnienie w terenie.
Przed i po
| Wskaźnik | Przed | Po |
|---|---|---|
| Czas dostarczenia raportu | kilka dni po wizycie | tego samego dnia |
| Dokumentowanie niezgodności | checklisty papierowe i zdjęcia osobno | zdjęcie i opis w jednym miejscu |
| Weryfikacja usunięcia niezgodności | brak systemowego śledzenia | status widoczny przy kolejnym audycie |
| Pilnowanie terminów kolejnych audytów | arkusz, ręcznie | automatyczne przypomnienia |
„Klient dostaje raport, zanim audytor wróci do samochodu z parkingu.”
Czego nauczyło nas to wdrożenie
- Praca offline jest niezbędna, bo audyty często odbywają się w halach i piwnicach bez zasięgu.
- Śledzenie powtarzających się niezgodności między audytami jest dla klientów bardziej wartościowe niż sam pojedynczy raport.
- Panel klienta warto udostępnić od razu z historią, a nie dopiero po kilku audytach — buduje to zaufanie do nowego procesu.
Ryzyka i jak je ograniczyliśmy
Audytorzy przyzwyczajeni do checklisty papierowej niechętni zmianie narzędzia.
Formularz mobilny zaprojektowany tak, by wypełnianie było szybsze niż papier, z pilotażem na jednym typie audytu.
Brak zasięgu w halach i piwnicach uniemożliwiający pracę aplikacji.
Pełna funkcjonalność offline z synchronizacją po odzyskaniu połączenia.
Klienci nieufni wobec zmiany formatu raportu, do którego byli przyzwyczajeni.
Szablon raportu PDF zachowujący układ zbliżony do wcześniejszej wersji, z dodatkowymi sekcjami historii.
Co dalej rozwijamy
- Analiza trendów niezgodności między obiektami tego samego klienta.
- Automatyczne sugestie priorytetów audytu na podstawie historii poważnych niezgodności.
- Integracja z systemami zarządzania BHP klientów korporacyjnych.
Częste pytania o to wdrożenie
Sprawdźmy, ile realnie kosztuje Twoja aplikacja
30 minut rozmowy o jednym procesie. Wychodzisz z mapą rozwiązania i widełkami kosztu — bez zobowiązań.