Platforma B2B dla hurtowni i producenta — jak przenieść zamówienia z maili do systemu

Po czym poznać, że mailowe zamówienia zaczęły kosztować

Koszt nie pojawia się nagle. Narasta razem z liczbą kontrahentów: najpierw jedna osoba przepisuje zamówienia przez godzinę dziennie, potem dwie przez pół dnia, w końcu dochodzi trzecia od reklamacji wynikających z pomyłek przy przepisywaniu.

Dobrym testem jest proste pytanie: ile czasu mija od wysłania maila przez klienta do momentu, w którym zamówienie jest w systemie z potwierdzoną ceną i dostępnością? Jeśli odpowiedź brzmi „zależy, kto akurat jest w pracy”, proces jest oparty na ludziach, nie na systemie.

• Ten sam klient pyta o dostępność i cenę kilka razy w tygodniu, bo nie ma gdzie tego sprawdzić.
• Handlowiec spędza więcej czasu na obsłudze zamówień niż na sprzedaży nowym klientom.
• Zamówienia spływają po godzinach, a trafiają do systemu następnego dnia rano.
• Reklamacje dotyczą złej ceny, złego indeksu albo ilości — czyli błędów przepisywania.
• Nikt nie potrafi szybko powiedzieć, który klient nie zamówił nic od sześciu tygodni.

Czym platforma B2B różni się od zwykłego sklepu

Sklep internetowy sprzedaje anonimowemu kupującemu jeden raz. Platforma B2B obsługuje stałego kontrahenta, który zamawia co tydzień, ma wynegocjowane warunki i limit kupiecki. To zupełnie inna logika — i dlatego przeniesienie hurtu na platformę sklepową kończy się zwykle listą obejść.

W B2B cena nie jest jedna. Każdy klient ma swój cennik, swoje rabaty na grupach towarowych, czasem indywidualne ceny na kilkanaście indeksów. Do tego dochodzą progi ilościowe, jednostki sprzedaży (opakowanie zbiorcze, paleta) i terminy płatności.

• Indywidualne cenniki i rabaty per klient, per grupa towarowa, per indeks.
• Limit kupiecki i informacja o przeterminowanych płatnościach widoczna przy składaniu zamówienia.
• Jednostki sprzedaży i przeliczniki opakowań zbiorczych zamiast pojedynczych sztuk.
• Szybkie zamawianie po kodach własnych klienta i z listy „zamów ponownie”.
• Wielu użytkowników po stronie klienta z różnymi uprawnieniami (zamawiający, akceptujący, księgowość).

Moduły, które realnie zmieniają wynik

Nie każdy moduł zwraca się tak samo szybko. Z naszych wdrożeń najszybciej widać efekt tam, gdzie zabieramy pracę ręczną i skracamy czas odpowiedzi klientowi.

• Katalog z realną dostępnością — koniec pytań „czy macie na stanie”.
• Koszyk z automatycznym cennikiem klienta — koniec ręcznego wyceniania.
• Statusy zamówienia i numer listu przewozowego — mniej telefonów „gdzie moja paczka”.
• Dokumenty (faktury, WZ) do pobrania z konta — mniej pracy księgowości.
• Powiadomienia o brakach i zamiennikach — ratują zamówienie zamiast je blokować.
• Panel handlowca: składanie zamówienia w imieniu klienta i podgląd aktywności kontrahentów.

Integracja z ERP i magazynem — sedno projektu

Platforma B2B jest tyle warta, ile warte są dane, które pokazuje. Jeśli stany magazynowe aktualizują się raz na dobę, klient zamówi towar, którego nie ma, i wróci do telefonu do handlowca.

Praktyczne minimum to synchronizacja stanów i cen w cyklu kilkuminutowym oraz przekazywanie zamówienia do systemu magazynowego natychmiast. Kierunek zwrotny — statusy realizacji, numery dokumentów, rozrachunki — może działać rzadziej, ale musi być automatyczny.

• Kartoteki towarowe, ceny bazowe i cenniki indywidualne: z ERP do platformy.
• Stany magazynowe: często, najlepiej co kilka minut, z rezerwacją przy złożeniu zamówienia.
• Zamówienia: z platformy do ERP od razu, z pełnym kompletem danych i bez ręcznego przepisywania.
• Rozrachunki i limity kupieckie: z ERP, żeby blokada działała na podstawie prawdziwych danych.
• Dokumenty sprzedaży: udostępniane klientowi automatycznie po wystawieniu.

Ile to kosztuje i jak długo trwa

Pierwsza działająca wersja platformy B2B — logowanie kontrahenta, katalog z cennikiem indywidualnym, koszyk, składanie zamówienia i przekazanie go do systemu — to realnie 2–4 tygodnie pracy i koszt liczony w kilkunastu tysiącach złotych, nie w setkach.

Rozbudowana wersja z pełną integracją dwukierunkową, panelem handlowca, dokumentami i obsługą wielu magazynów rozkłada się zwykle na kilka miesięcy, ale nie musi być finansowana z góry: każdy etap wchodzi do produkcji osobno i zaczyna zarabiać, zanim powstanie kolejny.

• Etap 1 — katalog, cenniki, koszyk, zamówienie do ERP (2–4 tygodnie).
• Etap 2 — statusy, dokumenty, historia i szybkie zamawianie (2–3 tygodnie).
• Etap 3 — panel handlowca, raporty aktywności, limity i rozrachunki.
• Etap 4 — usprawnienia wynikające z realnego użycia przez kontrahentów.