Jedna aplikacja zamiast pięciu subskrypcji — rachunek na trzy lata

Policz swój prawdziwy rachunek

Zacznij od wyciągu z konta firmowego za ostatni rok i wypisz wszystkie płatności cykliczne za narzędzia. W typowej firmie 20–40-osobowej to zwykle od pięciu do dwunastu pozycji, z czego połowa nie przechodzi przez dział, który za nie odpowiada.

Potem policz to, czego na fakturze nie widać: godziny spędzone na przenoszeniu danych między narzędziami, na dublowaniu wpisów, na szukaniu informacji w trzech miejscach. To zwykle znacznie większa pozycja niż same abonamenty.

• Wypisz każdą subskrypcję, liczbę użytkowników i realny koszt roczny.
• Zaznacz pozycje, których cena rośnie z liczbą użytkowników lub rekordów.
• Policz godziny miesięcznie zużywane na przepisywanie danych między narzędziami.
• Dolicz koszt integratorów i automatyzacji spinających te narzędzia.
• Dopisz koszt funkcji, których nie ma — czyli pracy robionej dalej w Excelu.

Przykładowe wyliczenie na trzy lata

Weźmy firmę usługową z 25 pracownikami, korzystającą z pięciu narzędzi: CRM, system do zadań, narzędzie do ofert, arkusz do rozliczeń projektów i osobna aplikacja do zgłoszeń od klientów. Łącznie ok. 2 900 zł miesięcznie abonamentów przy obecnej liczbie użytkowników.

Do tego dwie osoby tracą po ok. 6 godzin miesięcznie na przenoszenie danych i uzgadnianie rozbieżności — przy 70 zł za godzinę to 840 zł miesięcznie. Razem ok. 3 740 zł miesięcznie, czyli około 134 600 zł w trzy lata. Przy 15% wzroście cen i zespole rosnącym do 32 osób realna kwota jest jeszcze wyższa.

Aplikacja dedykowana obejmująca te same funkcje w zakresie, z którego firma faktycznie korzysta: ok. 45 000–70 000 zł wdrożenia rozłożonego na etapy plus ok. 500–900 zł miesięcznie utrzymania i hostingu. W trzy lata daje to ok. 63 000–102 000 zł — przy zachowaniu wszystkich danych w jednym miejscu.

Kiedy subskrypcje są tańsze — i warto przy nich zostać

Nie każdy proces warto przenosić do własnej aplikacji. Tam, gdzie potrzeba jest całkowicie standardowa, a narzędzie kosztuje kilkadziesiąt złotych miesięcznie, budowanie własnego rozwiązania to strata pieniędzy i czasu.

• Poczta, dysk, komunikator, księgowość, kadry — zostaw w gotowych narzędziach.
• Procesy zmieniające się z przepisami (np. e-faktury) — lepiej, gdy dostosowuje je dostawca.
• Narzędzia używane przez 2–3 osoby przy niskim abonamencie.
• Obszary, w których nie macie żadnej specyfiki na tle rynku.

Kiedy własna aplikacja wygrywa jednoznacznie

Najlepszym kandydatem nie jest narzędzie najdroższe, tylko to, wokół którego narosło najwięcej obejść. Jeżeli zespół używa systemu, ale prawdziwa praca i tak dzieje się w arkuszu obok, płacicie dwa razy.

• Koszt rośnie z liczbą użytkowników, a zespół się powiększa.
• Kluczowy proces jest waszą specyfiką i żadne pudełko go nie obsługuje bez obejść.
• Dane muszą krążyć między kilkoma narzędziami, żeby powstał jeden raport.
• Klient widzi wasz proces (panel, statusy, dokumenty) — wtedy narzędzie jest częścią oferty.
• Płacicie za pełne pakiety, a używacie kilkunastu procent funkcji.

Jak przejść z subskrypcji na własne bez ryzyka

Migracja nie musi oznaczać wyłączenia wszystkiego naraz. Najbezpieczniejsza droga to zastąpienie jednego narzędzia w cyklu — tego, które generuje najwięcej pracy ręcznej — i utrzymanie reszty do czasu, aż nowe rozwiązanie udowodni wartość.

• Zacznij od narzędzia z największą liczbą obejść, nie od najdroższego.
• Wyeksportuj dane historyczne, zanim wypowiesz umowę — nie po.
• Utrzymaj równoległe działanie przez jeden pełny cykl rozliczeniowy.
• Wyłączaj subskrypcje pojedynczo i zapisuj oszczędność po każdym kroku.
• Zaplanuj budżet na utrzymanie własnej aplikacji — ono też kosztuje, tylko mniej.